Celem działania Banku Żywności, instytucji charytatywnej jest zbieranie produktów, jeszcze w trakcie przydatności do spożycia, zwykle termin ma się ku końcowi i rozdysponowywanie jej wśród osób potrzebujących. Przekazanie produktów rozpoczyna się od nawiązania kontaktu pomiędzy Darczyńcą, a Bankiem Żywności, inicjatywa nawiązania kontaktu może leżeć po stronie Banku lub Darczyńcy. Zwykle, by ułatwić współpracę obie strony wyznaczają swoich przedstawicieli do bezpośrednich kontaktów.

Jak przekazać produkty – poradnik darczyńcy

Darczyńca dokładnie określa rodzaj produktów, które chce przekazać, ich ilość, termin ważności do spożycia oraz wybrany Bank Żywności lub całą Federację Polskich Banków Żywności, w tym przypadku darowizna znajdzie się w wielu Bankach Żywności. Następnie zostają ustalone i omówione szczegóły dotyczące samego przekazania darowizny, to jest: rodzaj żywości, ilość, dokładny termin ważności, sposób pakowania, wartość produktów, sugerowany sposób przechowywania, stawiane wymogi dotyczące transportu, w tym szczególną uwagę należy zwrócić na warunki higieniczne w jakich produkty muszą być przewożone, aby zachowały wysoką jakość. Ważna też będzie informacja o logistyce całego ładunku, a więc ilości na przykład palet i czy potrzebne będzie ich przygotowanie. Darczyńca przekazuje również informację o wartości darowizny, godzin pracy magazynu, w którym się produkty znajdują i ewentualnie terminu odbioru czy wysyłki.

Warunki transportu i dokumentacja darowizny

Równocześnie ustalone są warunki transportu, tzn czy żywność zostanie dostarczona przez przekazującego, czy po produkty wysłany zostanie własny transport Banku Żywności lub podnajęty. Warto też dokładnie określić godziny załadunku, ewentualnych przestojów, przejazdu i rozładunku. Ważna jest też pełna dokumentacja, to jest umowa darowizny, protokół zdawczo-odbiorczy przekazanych produktów i dokumenty magazynowe. Sam proces przekazania żywności jest bardzo prosty i przejrzysty, tak by było to działanie wspomagające rozsądne rozprowadzanie żywności wśród potrzebujących, a nie jej utylizacja czy wyrzucanie.